Auto-entrepreneur : comment bien choisir son outil de facturation ?

Pour les micro-entreprises, l’utilisation d’un outil de facturation représente actuellement un soutien important dans la gestion comptable des petites structures. Il existe aujourd’hui divers logiciels professionnels permettant de traiter les comptes et d’élaborer des factures. Face à cette multitude d’offres disponibles, il n’est pas toujours facile de trouver l'outil adapté. Si vous êtes à la recherche du bon support, ce guide vous sera sûrement d’une grande utilité.

Choisir son logiciel de facturation en fonction des besoins de sa structure

Un logiciel de facturation peut largement alléger la gestion des tâches administratives au sein d’une auto-entreprise. En plus de servir à sécuriser l’édition des pièces justificatives, l’outil permet de faciliter l’envoi et la conservation de celles-ci.
Les progiciels de facturation se déclinent actuellement en de nombreuses versions. Pour dénicher celle qui correspond à sa structure, il est d’abord important de définir les véritables besoins de la petite société et ceux des dirigeants.

Dans le cas d’une micro-entreprise, un système simple et facile à utiliser peut suffire. Le support devra tout de même afficher les fonctionnalités de base nécessaires à la gestion de la facturation. Le suivi des impayés, l’inclusion des mentions légales dans tous les dossiers, la gestion du fichier client ou encore l’élaboration des devis, le logiciel doit permettre de réaliser toutes ces opérations.

Bien sûr, l’entrepreneur peut aussi opter pour une solution plus complète et plus innovante. Un outil qui facilite le suivi de l’état des paiements et le contrôle de la trésorerie est toujours plus avantageux. L’idéal serait aussi que le progiciel donne accès à des tableaux de bord.
De nos jours, il est même possible de trouver des systèmes intégrant une fonction de synchronisation avec les comptes bancaires ainsi qu’une option permettant une combinaison avec un dispositif de gestion comptable.

Dans tous les cas, un auto-entrepreneur doit avant tout tenir compte de la dimension de sa structure et des besoins de ses activités. Si l’entreprise est amenée à se développer, il peut toujours remplacer son logiciel par une version plus adaptée.

Micro-entrepreneur : si la facturation n’est pas obligatoire, en quoi un logiciel peut vous être utile ?

La délivrance de factures à des professionnels reste une obligation pour toutes les entreprises. Cependant, dans certains cas, une simple note peut suffire. Cette option concerne surtout les microstructures. Bien sûr, dans de tels cas, on peut se demander à quoi peut bien servir un logiciel de facturation.
Et pourtant, il faut avouer que l’outil demeurera utile même s’il ne s’agit pas d’éditer une facture en bonne et due forme. Il peut être d’une grande utilité dans la sauvegarde des documents édités. Ces derniers pouvant ultérieurement être utilisés comme pièces comptables ou à des fins administratives.

Par ailleurs, un progiciel de facturation devrait présenter de nombreuses fonctionnalités. S’il n’intervient pas dans l’édition des factures, il peut parfaitement servir dans le suivi du recouvrement ou encore l’élaboration de devis. Quoi qu’il en soit, disposer d’un tel outil sera toujours avantageux pour les auto-entrepreneurs.

La nature des activités

La nature des activités peut aussi être un critère déterminant dans le choix d’un logiciel de facturation. Pour un micro-entrepreneur qui mène une activité d’achat et de revente, un outil intégrant un module de gestion commerciale sera sûrement une option plus intéressante.
Avec ce support, il aura la possibilité d’associer la gestion de la facturation à celle des stocks et des approvisionnements, et ce, au moyen d’une seule interface et d’une seule base de données. Ce qui est très pratique, notamment si la quantité de données à gérer est importante.

L’auto-entrepreneur peut aussi avoir des besoins particuliers liés à la nature de ses activités surtout s’il propose des prestations de services. Il se peut qu’il ait besoin d’un logiciel de facturation que l’on peut combiner avec un système spécifique (pour le contrôle de gestion par exemple).

Le budget

Le budget est un critère décisif, notamment si le micro-entrepreneur dispose de ressources limitées. Afin de mieux répondre aux attentes des petites structures, les éditeurs et fournisseurs de logiciels proposent aujourd’hui différents formats. Certains outils sont payables en une fois alors que d’autres sont disponibles en mode abonnement (paiements mensuels).

Il faut savoir que l’estimation du prix, pour une solution de facturation, devra tenir compte des frais et charges supplémentaires qui peuvent fortement impacter le coût. Cela peut être par exemple les frais d’assistance à distance ou téléphonique, les frais alloués à la formation à l’usage ou encore à la maintenance du progiciel ainsi que les coûts liés aux mises à jour.

Un système affichant un bon rapport qualité-prix est toujours à privilégier. Cependant, si le budget le permet, l’auto-entrepreneur peut tout de suite se tourner vers des versions innovantes. Un logiciel de facturation moderne constitue un véritable investissement, surtout si la micro-entreprise est amenée à se développer rapidement dans un proche avenir.

Tester son outil de facturation

Les logiciels de facturation disponibles actuellement sont tous accessibles en version d’essai. Cette étape a été expressément mise en place afin de permettre à l’utilisateur d’évaluer la performance des outils. Durant cette phase de test, l’auto-entrepreneur peut déjà savoir si le support correspond à ses attentes et aux exigences de ses activités.

Les éditeurs et fournisseurs de progiciels proposent en général de tester les systèmes durant un certain temps (en moyenne pendant 30 jours). Chez certaines enseignes, les versions d’essai donnent accès à une partie des fonctionnalités. L’utilisateur ne peut accéder à l’intégralité des modules et des fonctions que lorsqu’il disposera de la version complète.

Dans tous les cas, le test devrait toujours permettre de connaitre si le logiciel de facturation est intuitif et simple à paramétrer. Le micro-entrepreneur peut aussi profiter de la période d’essai pour évaluer le côté ergonomique et pratique du produit. Il aura aussi l’occasion de vérifier si le processus d’établissement de factures ou de devis est bien adapté à ses besoins. Enfin, il devrait également avoir la possibilité de tester les fonctionnalités de personnalisation (insertion de logo, de messages personnalisés et autres).