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La facturation : une obligation pour les micro-entrepreneurs ?
La facturation est une tâche que les auto-entrepreneurs doivent prendre en considération, tout comme l’établissement du livre des recettes et la création d’un compte bancaire dédié. Malgré le fait que ce n’est pas obligatoire, la facturation est indispensable puisqu’elle constitue une preuve juridique importante en cas de contrôle fiscal.
La facture doit être réalisée dans le respect des normes définies par la loi. Elle doit afficher les mentions obligatoires. Une fois validée, elle sera considérée comme étant une pièce justificative qui devrait être conservée dans les 10 ans à venir.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Il s’agit d’un support informatique permettant aux professionnels de mieux gérer l’établissement de leurs factures. C’est un dispositif créé pour faciliter les opérations se rapportant à l’édification, à l’archivage et l’intégration des factures au service comptable. Le logiciel de facturation contribue à simplifier et à moderniser les tâches administratives au sein de la société.
Cet outil de gestion est indispensable surtout si le volume de factures à gérer est assez important. En effet, en quelques clics, vous pourrez obtenir des factures uniformisées avec une bonne mise en page ainsi que toutes les mentions légales qui doivent figurer sur le document. Actuellement, certains progiciels de facturation permettent également d’établir des devis et d’effectuer le suivi des paiements.
Les raisons d’utiliser un logiciel de facturation
Un gain de temps considérable
L’utilisation de facturation permet de gagner du temps dans les tâches administratives. L’ensemble des actions liées à la facturation peut se faire via une seule interface. Ainsi, l’auto-entrepreneur n’est plus contraint de saisir toutes les informations manuellement. Les données seront générées systématiquement et l’édification se fait en quelques clics.
Les factures sont en général affichées en version préremplie. Ce qui facilite le travail du professionnel. Ce logiciel vous décharge également des tâches de rangement des factures. Tout se fait automatiquement avec les bonnes numérotations et les bonnes dates.
Dès qu’elles sont élaborées, les pièces peuvent être envoyées directement par e-mail vers le client. Avec un tel dispositif, vous n’aurez plus du mal à retrouver toutes vos factures, puisqu’il n’y a plus de papier à ranger. L’ensemble est centralisé sur un seul serveur. Certains logiciels de facturation contribuent également à optimiser les processus de transaction bancaire. Les supports sont dotés d’une option de synchronisation avec les comptes bancaires. Cela permet une meilleure gestion des charges et des recettes.
Aucune erreur dans la réalisation des factures
Une erreur dans une facture peut avoir d’importantes répercussions sur les activités d’un micro-entrepreneur. En réalisant manuellement une facture, il n’est pas rare que l’on se trompe sur les chiffres ou les mentions communiquées. Avec un logiciel de facturation, les risques d’erreur sont quasiment nuls. L’utilisateur n’aura qu’à enregistrer une seule fois les informations nécessaires. Ces dernières peuvent par la suite être générées automatiquement à chaque facturation.
Ainsi, votre facture ne contiendra plus d’erreur ni de failles qui pourraient vous porter préjudice. Les progiciels de facturation sont un allié majeur pour les auto-entrepreneurs. Qui plus est, avec les fonctionnalités qu’il dispose, l’outil sera d’une grande utilité dans la gestion comptable de la micro-structure.
Des factures personnalisées en rapport avec votre activité
Avec un logiciel de facturation, votre facture respecte les normes, mais elle sera aussi personnalisée. Cette fonctionnalité est importante si vous voulez avoir des pièces présentables et modernes à l’image de votre entreprise. Les modules nécessaires sont disponibles sur le logiciel.
L’interface est facile à manipuler. L’édition du document peut se faire en quelques clics. Vous pouvez d’ailleurs enregistrer les modifications pour que les éléments (logo, message personnalisé et autres) puissent s’afficher automatiquement à chaque fois que vous voulez éditer une nouvelle facture.
Un suivi pointilleux des paiements
Le logiciel de facturation ne sert pas uniquement à la rédaction des documents comptables. Il vous aide également dans le suivi de toutes vos transactions. Il vous suffit d’un simple clic pour vérifier si une facture est encore en attente de paiement, si elle est réglée ou si le client a besoin d’être relancé.
Grâce à cette approche pointilleuse, vous bénéficierez d’une meilleure visibilité dans la gestion de votre trésorerie. Par ailleurs, le support vous permettra aussi de suivre les comportements de vos clients en fonction de leur achat (fréquence d’achats, produits concernés et autres).
Comment choisir un logiciel de facturation ?
La première solution consisterait à récolter le maximum d’informations concernant le logiciel qui vous intéresse pour connaître les appréhensions des utilisateurs. Vous pourrez ensuite déterminer si le système correspond à votre activité ou non. De nombreuses solutions proposées actuellement sont parfaitement adaptées aux besoins des auto-entrepreneurs.
Les outils les plus fiables sont ceux qui respectent les normes en vigueur. Le dispositif doit être en mesure de vous permettre d’ajouter toutes les mentions obligatoires qui doivent figurer sur la facture : la date de livraison, l’identité de la société et celle du client, les désignations du produit ou de prestation de service ainsi que le délai de paiement.
Un bon progiciel doit aussi être parfaitement ergonomique. Il ne doit pas exiger de vous des connaissances particulières en informatique. Toutes les fonctions doivent être accessibles facilement. Le support doit donc proposer une interface simple à manipuler, ainsi qu’un paramétrage peu compliqué.
Bien sûr, bien qu’il soit facile à manier, il doit tout de même être innovant. Le nombre de fonctionnalités disponibles est un aspect important. En outre, un logiciel qui vous donne la possibilité d’ajouter votre charte graphique et votre logo est toujours avantageux. Vous devriez déjà avoir l’occasion d’évaluer toutes ces caractéristiques durant la période d’essai.