Comment facturer ses clients quand on est freelance ?

Comment un freelance facture ses clients ? Une question que presque tous les freelances ont dû se poser au moins une fois dans leur vie. La réponse n’est pas évidente, car il y a de nombreux paramètres à considérer : les tarifs pratiqués sur le marché, les dépenses inhérentes à l’activité que l’on pratique, etc. Mais ne vous inquiétez pas chers freelances, dans cet article, nous allons vous apporter quelques explications qui vous permettront de facturer « correctement » vos clients !

Avant de définir vos propres tarifs, faites une étude de marché !

Pour connaître les tarifs qui se pratiquent sur le marché dans lequel vous vous investissez, vous devez faire du sourcing sur votre marché. Cette démarche technico-commerciale consiste à :

• Faire de la veille sur le web ;
• Prendre part à des événements professionnels tels que les salons ;
• Se connecter avec les personnalités du milieu dans lequel vous tentez d’entrer ;
• Organiser des séances de discussions avec des anciens collègues.

Faire du sourcing (ou en des termes plus simples, de la recherche approfondie), vous permettra de : 

• connaître les formules proposées par vos concurrents (pack, remise, prix suivant les services, etc.);
• avoir connaissance des fournisseurs avec lesquels vous devrez collaborer;
• définir le positionnement de votre petite entreprise;
• connaître les règles qui régissent le marché.

Sachez qu’essayer de comprendre votre marché est la première chose  que vous devez faire si vous désirez devenir freelance. Autre chose, un freelance doit posséder une expertise qui lui permet de sortir du lot. Car, si vous comptez vous lancer dans un marché déjà saturé, posséder une compétence hors du commun vous permettra de bien cadrer vos tarifs. 

Facturer ses clients quand on est freelance : comment fixer ses tarifs ?

Maintenant que vous avez une idée précise des prix que vos potentiels concurrents appliquent, vous pourrez déterminer les vôtres plus facilement. Mais attention, les tarifs qui doivent vous servir de références sont ceux des freelances possédant le même niveau de compétences et d’expérience que vous.

Vos tarifs ne doivent pas être trop bas, car les gens ont tendance à sous-estimer les prestations low cost. Ils ne doivent  pas non plus être trop élevés par rapport au prix moyen du marché sauf si vous avez des arguments solides : haut niveau de compétences ou expertise rare, plusieurs années d’expérience, etc.  Afin de déterminer correctement vos tarifs, vous devrez définir votre Taux Journalier Moyen.

Le Taux Journalier Moyen ( TJM) c’est quoi ?

Tout d’abord, le TJM n’est autre que le tarif journalier d’un freelance. Pourquoi facturer un taux journalier plutôt qu’un taux horaire, un forfait, une commission ou un taux par résultat ? Ces modes de facturation sont tous pertinents cependant, il est indispensable que vous connaissiez votre taux horaire journalier, car, ce qu’il ne faut pas oublier c’est que vous vendez votre temps.

Vous pouvez donc structurer votre grille tarifaire comme bon vous semble, mais gardez en tête que votre TJM est un véritable indicateur clé. Il vous permettra de vous assurer que vous serez payé à hauteur de vos efforts.

Comment calculer son Taux Journalier Moyen ?

Pour le calculer, il faut premièrement, déterminer  le nombre des jours ouvrés et le nombre des jours que vous travaillerez. N’est-ce pas la même chose nous direz-vous ? La réponse est non, car pour calculer le nombre de jours ouvrés vous devrez soustraire des 365 jours qui composent une année :

• les 25 jours de congé annuel nécessaires aux travailleurs,
• tous les week-ends.

À la fin du calcul, le nombre de jours obtenu devrait si situer dans les 225. Néanmoins, même si un freelance travaille à temps complet, tous ses jours de travail ne seront pas dédiés à ses clients et ne seront donc pas forcément facturés. Il devra prendre du temps pour contrôler et assainir sa comptabilité, faire de la prospection, former ses collaborateurs et s’organiser pour les missions qui lui seront confiées. Ces jours-là sont des « jours travaillés » et donc méritent rémunération même si aucun client ne paiera un freelance pour ces travaux. Sachant qu’en principe, un freelance consacre 90 à 120 jours annuellement à ces missions, il doit faire en sorte de les rentabiliser. Mais comment ? En les incluant tout simplement dans le calcul de son TJM.  

À part les jours travaillés, que doit-on prendre en compte dans le calcul de son JTM ?

L’erreur la plus grave et malheureusement la plus fréquente faite par les freelances est la suivante : facturer à un prix trop bas leurs clients, car ils ont mal calculé leur TJM. Résultats, bon nombre des freelances même s’ils travaillent beaucoup ne réussissent pas à faire de chiffre d’affaires.

Un TJM doit être déterminé suivant le nombre de jours travaillés, mais également suivant les charges et dépenses relatives à l’activité que vous réaliserez. Il s’agit notamment :

• de vos charges sociales;
• de vos éventuels jours de congé/ de repos;
• des dépenses indispensables pour votre business comme l’achat de matériel de travail, les frais d’abonnement internet, les frais de déplacement,  d’installation de logiciels,  d’approvisionnement, l’achat de matières premières,  etc;
• de vos frais d’assurances;
• de votre cotisation mensuelle pour pouvoir bénéficier d’une retraite complémentaire.

Et comme chaque moment que vous dédierez à votre activité professionnelle doit être considéré, il est possible que vous soyez obligé de doubler votre TJM pour pouvoir avoir des retours sur investissement. À noter que si vous êtes un expert, en plus de votre TJM, vous pourrez facturer un pourcentage sur les Chiffres d’Affaires de vos clients.

Comment établir des devis et faire une bonne facturation ?

Maintenant que vous avez réussi à mieux comprendre le marché et que vous vous êtes décidé sur votre mode de facturation, vous pouvez entrer dans du concret. C’est-à-dire, faire des propositions commerciales et négocier avec vos prospects. Et, avant de prendre en charge n’importe quelle mission, prenez le temps d’établir un devis et de le soumettre à votre éventuel client. Cela vous permettra d’avoir un document qui prouve que vous avez un accord et vous préservera des mauvais payeurs.

Que faut-il savoir sur les devis ?

Savoir créer des devis est indispensable pour un freelance, car l’établissement de ce type de document  permet de marquer le début d’une collaboration. En outre, un devis rassurera votre client et garantira également le versement du paiement qui vous est dû. Il a en résumé à la fois un intérêt marketing et une valeur opérationnelle.

Au fil du temps, vous réaliserez qu’un simple devis bien clair, un prospectus ainsi qu’une grille tarifaire bien pensée constituent de véritables atouts. En effet, ces documents offrent à vos potentiels clients un aperçu de la qualité de vos services et de votre degré de professionnalisme. Vous l’aurez compris, tout document que vous présenterez doit refléter votre rigueur et votre sérieux.

Que doit contenir le devis type d’un freelance ?

Les éléments suivants doivent impérativement figurer dans les devis établis par un micro-entrepreneur :

• L’intitulé « devis »
• La date d’établissement du devis ;
• Les informations légales sur son entreprise : nom, adresse, numéro d’immatriculation au Répertoire des Métiers / Registre du Commerce des Sociétés ;
• Les informations nécessaires sur le client : nom et adresse ;
• Des détails sur la prestation à effectuer et les prix correspondants ;
• Le taux horaire facturé ou le TJM ;
• Les frais de déplacement si nécessaire ;
• Le montant total à régler TTC ;

Par ailleurs, il faut également que sur chacun de vos devis, vous inscriviez : «TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts ». Et enfin, pour qu’il vous permette de procéder à une facturation, le client doit le signer en indiquant la date d’acceptation et en confirmant avec une mention type « bon pour accord ». N’oubliez pas d’apposer votre signature en bas de page.  

Comment faire une facture quand on est micro-entrepreneur ?

Tout comme les devis, l’aspect de votre facture vous fera gagner des points auprès de vos clients. Il est donc primordial que vous choisissiez un bon modèle et que vous mettiez dans vos factures les informations suivantes :

• Date de facturation ;
• Numéro ;
• Les informations vous concernant : nom, adresse professionnelle, numéro SIREN ;
• Les informations concernant votre client : nom, adresse et numéro SIREN s’il est question d’un professionnel ;
• Le type de prestation ainsi que le nombre d’heures de travail et la date de démarrage et de fin de la collaboration ;
• Vos prix : prix unitaire, montant global HT, montant final TTC ;
• Les remises si vous souhaitez en accorder ;
• Un délai pour le règlement ;

En sus, peut être que vous n’y avez pas pensé, mais il vous est possible d’y indiquer que vous facturerez :

• des intérêts de retard;
• des taux de pénalités ou ;
• une indemnité forfaitaire légale en cas de retard de règlement.

Attention cependant, vous êtes un freelance en portage salarial, vous ne devrez en aucun cas exiger à ce que l’on vous paie des indemnités pour retard de paiement. Car, si vous avez opté pour le portage salarial, votre société de portage s’occupera entièrement de tout ce qui est administratif.

Pour gagner du temps, faites vous aider par un logiciel conçu pour l’établissement de facture. Vous n’aurez pas à chaque fois l’obligation de faire de la mise en forme et en plus vous vos calculs se feront automatiquement.

Qu’en est-il des contrats ?

Vous avez la possibilité de coupler vos devis à des contrats qui permettront à vos clients d’obtenir plus de détails sur ce que vous proposez et sur les règles de collaboration. Prenez le temps, à chaque fois d’en établir un car un contrat vous protégera en cas d’incidents. Que doit contenir un contrat ?

Dans chaque contrat que vous créerez, vous devrez mentionner :

• Le délai de paiement ;
• Le début et la fin de la période de collaboration ou de prestation ;
• Les conditions de collaboration.
• Les clauses de confidentialités  et d’exclusivité (si vous le jugez nécessaire).

Pour les freelances, les contrats sont comme les Conditions Générales de Vente. Ils constituent une armure de sécurité pour les micro-entrepreneurs et un gage de sérieux pour les clients.

Facturer quand on est freelance, comment défendre ses prix ?

Pour facturer à juste prix ses prestations, un freelance doit savoir s’autoévaluer. Il doit définir son niveau d’expertise et considérer les projets qu’il a déjà pu réalisés auparavant ainsi que les résultats qu’il a pu fournir.

Mettez en valeur vos réalisations, c’est-à-dire, les projets qui vous ont été confiés et qui vous ont permis de faire vos preuves. Donnez des faits concrets pour justifier vos tarifs, par exemple :

• Présentez les retombées d’une stratégie digitale que vous avez imaginée et lancée ;
• Présentez via un book les photos des missions que vous avez accomplies ;
• Créez une vidéo avec des témoignages des personnes qui ont collaboré avec vous, etc.

En outre, même si les choses suivantes :

• créer un blog,
• rédiger une newsletter,
• organiser des conférences thématiques
• monter des vidéos pour montrer votre savoir-faire

vous demanderont un investissement en temps et en argent. Sachez que ces moyens de communication vous permettront de promouvoir votre activité et donc de faire du Chiffre d’Affaires.

Pourquoi il ne faut jamais brader ses prix ?

Comme déjà dit plus haut, facturer à un prix trop bas vos clients vous coûtera très cher. Mais sachez également que cela voudra également dire que vous n’avez pas confiance en vous. En sus, votre crédibilité en prendra également un coup.

Référez-vous toujours à votre TJM et n’offrez de remise qu’après avoir pris le temps de faire des calculs. Effectuez avec sérieux toutes les missions qui vous seront confiées et à un moment ou à un autre vous pourrez même augmenter vos tarifs.  

Par ailleurs, si après avoir montré vos réalisations et témoignages de vos clients, un prospect vous demande de justifier vos prix, n’hésitez pas à lui expliquer que vous avez différentes charges en tant que micro-entrepreneur.