Mais pour qu’un travail soit rémunéré, il faut en effet qu’il fasse l’objet d’une facture. Mais comment facturer quand on est auto-entrepreneur. Évidemment, il y a des passages obligés. Voici donc quelques conseils pour facturer. C’est incontournable, si on souhaite obtenir un règlement des prestations dans les « meilleurs délais » selon la formule consacrée.
Sommaire :
Est-ce vraiment obligatoire d’établir des factures ?
La législation oblige en effet tout professionnel à délivrer des factures à ses clients. car ce professionnel réalise une vente ou une prestation de service.
En fait, un auto-entrepreneur vend une prestation, comme tout professionnel. Donc, il ne peut pas légalement échapper à cette règle. Il doit remettre le document à son client.
Un auto-entrepreneur doit se conformer aux mêmes règles de facturation que n’importe quelle autre entreprise. Il n’y a pas de dispense particulière ou d’allégement spécifique pour ce type d’entreprise.
Quelles mentions doivent figurer dans ses factures ?
Légalement, un micro-entrepreneur doit impérativement faire figurer un certain nombre d’informations dans ses factures.
On ne doit pas obligatoirement spécifier le mode de paiement des factures de ventes. Cette information peut s’avérer fort utile a posteriori.
Concernant les informations liées à la TVA, il faut préciser en cas de soumission à la TVA le taux appliqué et le montant facturé.
Si la prestation n’est pas soumise à la TVA, il faut afficher la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »
- la date d’émission de cette facture ;
- le numéro de cette facture (Cf. numérotation des factures ;
- la date à laquelle a été livré le bien ou la prestation vendus ;
- le nom et l’adresse du client et les coordonnées du vendeur ;
- le numéro d’identification aux registres (exemple numéro Kbis) ;
- la désignation des biens que vous avez vendus ou des prestations que vous avez exécutées avec distinction entre le prix des matériaux et le prix de la main d’œuvre ;
- le prix facturé et le prix de vente unitaire ;
- la date souhaitée pour le paiement ;
- le taux de pénalités appliqué si la facture n’est pas réglée dans les délais ;
- le taux horaire, le nombre d’heures passées dans le cadre d’une prestation ;
- les éventuelles majorations de prix (conditionnement, transport, emballage) ;
- les éventuelles réductions de prix (rabais, remises ou ristournes) ;
- les coordonnées de l’assureur et la synthèse des garanties du contrat, pour les artisans ;
Dans quels cas peut-on se passer de facture ?
Savoir comment facturer en tant qu’auto-entrepreneur est incontournable, car quel que soit l’objet de la transaction, si elle s’effectue entre professionnels, la facturation est alors une obligation légale.
En revanche, dans le cadre d’une transaction qui se conclue avec un particulier (non professionnel), rien n’oblige à établir une facture. Mais, il existe quelques exceptions : on peut citer notamment le cas de la vente à distance.
Dans le cadre d’une prestation de services qui est destinée à un particulier, on n’utilise pas le terme de facture. On parle alors d’une « note » qu’il faut transmettre au client.
Quelle est la différence entre une facture et une note ?
Pour une note, le nombre des informations à mentionner est restreint, ainsi, on indique dans ce cas, la date, le nom et l’adresse de l’entreprise. Il faut par ailleurs mentionner le nom du client, la date et le lieu d’exécution de la prestation de services, sans oublier le décompte des opérations effectuées (quantité et prix), et enfin le montant à payer.
Quel mode de numérotation faut-il choisir pour les factures ?
Légalement, la facture d’une micro-entreprise doit comporter un numéro. Or, la numérotation des factures ne laisse aucune place à la fantaisie ou l’étourderie. Il faut impérativement respecter une séquence chronologique continue, mais, heureusement, on apprend les bases de mode opératoire sur les bancs de l’école. Entre le numéro 1 et le numéro 3, on trouve inévitablement le numéro 2. On ne doit laisser aucun trou numérique entre deux factures. Et ces chiffres augmentent chronologiquement. Au final, ce n’est pas si complexe de facturer en tant qu’auto-entrepreneur. Il faut respecter les règles de base.
L’astuce pour pouvoir facilement situer dans le temps cette numérotation des factures, c’est soit de commencer par la facture 0001, puis 0002 et imaginer facilement la suite, soit de fonctionner avec une indexation numérique qui inclue la mention de l’année, du mois … On peut opter pour des variantes. Tous les goûts sont dans la nature, l’essentiel c’est de ne pas perdre une référence de facture dans la nature.
Une fois éditée, on ne peut supprimer la facture. En revanche, on peut choisir de l’annuler, mais on doit alors impérativement établir un avoir.
Une facture ne meurt jamais
La facture a un pouvoir exceptionnel qui peut faire rêver tout être humain qui a peur de la mort : elle a un caractère “immortel”, en effet, il ne faut en aucun cas supprimer ce document. C’est une preuve tangible de transaction, dans divers cas, qu’il s’agisse de malfaçon, de panne, d’accident, de décès, ou toute autre circonstance nécessitant une preuve en cas de litige ou d’interrogations.
Photocopier et (ou) numériser une facture pour un particulier comme pour un entrepreneur est une initiative fort pertinente. Ainsi facturer en tant qu’auto-entrepreneur, c’est inscrire une trace de la vente pour une durée illimitée.
Une fois éditée, on ne doit pas faire disparaître la facture. on peut en revanche l’annuler mais il faut impérativement, dans ce cas, établir un avoir.
Le livre des recettes n’est pas réservé aux cordons bleus
Non, car quelle que soit l’activité qu’on exerce, il faut impérativement tenir un livre des recettes adapté pour les micro-entreprises. Ce précieux document renferme des informations essentielles, des pièces justificatives notamment en cas d’éventuel contrôle : pour retrouver les numéros de facture et les sommes encaissées correspondantes, si un organisme officiel procède à une vérification pour un quelconque motif tangible.
A quoi doit ressembler ce livre des recettes ?
On peut opter pour un support classique en papier : un livre officiel sous forme manuscrite ou sur un ensemble de feuilles numérotées. Certains préféreront un support 2.0, c’est-à-dire un logiciel de gestion de la facturation, sous forme de site web ou d’application (qui permet de dématérialiser le livre de recettes et l’éditer automatiquement).
Est-compliqué de maintenir à jour son livre de recettes ?
Quand on se lance dans l’établissement de son livre des recettes, il faut être pleinement conscient que cela nécessite une certaine organisation. Ce n’est pas forcément un casse-tête, à condition qu’on pense systématiquement à conserver ses justificatifs et à correctement ventiler ses transactions. C’est un réflexe qui finit par s’acquérir. Après une période de rodage, mettre à jour son livre des recettes ne doit prendre plus de quelques minutes par jour.
Il vous suffira ensuite de qualifier chacun de vos encaissements avec les informations obligatoires : date de l’encaissement, référence de la pièce justificative, le nom de votre client, la nature de votre vente, son montant ainsi que son mode d’encaissement.
Comment identifier les montants regroupant plusieurs paiements ?
Dans la plupart des cas, les encaissements enregistrés sur le livre des recettes sont des paiements individuels. Mais il est parfois possible dans certains cas particuliers de devoir enregistrer des montants regroupant plusieurs paiements. Ce type de de paiement peut empêcher de bien identifier à quelles prestations particulières correspond ce paiement global.
Dans le cadre d’une remise de chèque…
… on peut indiquer le montant total de l’encaissement regroupant plusieurs paiements. Pour avoir la possibilité d’identifier à quelles prestations correspond ce règlement, notamment dans le cadre d’un éventuel contrôle initié par l’administration fiscale, il faut impérativement pouvoir lier en tant que pièce justificative le bordereau de remise de chèque contenant le détail des différents paiements.
Dans le cas de plusieurs paiements sur une même journée…
On peut regrouper les ventes réalisées sur une seule journée en un seul encaissement, à condition que chacune de ces ventes ne dépasse pas individuellement le montant de 76€. Dans ce cas, il faut impérativement avoir conserver le justificatif des différentes ventes pour le lier à l’encaissement.
Pour résumer et éviter les erreurs…
Ainsi facturer en tant qu’auto-entrepreneur, pour une vente ou une prestation à un professionnel, est un acte obligatoire qui s’inscrit dans la durée. Il n’existe pas d’allègement ou de simplification pour les auto-entrepreneurs. il faut donc impérativement savoir comment facturer en tant qu’auto-entrepreneur.
Cette facture est une vraie facture, il ne s’agit pas d’une facture simplifiée.
La note peut remplacer la facture uniquement si la prestation concerne un service destiné à un particulier.
On doit obligatoirement numéroter les factures, ne jamais les supprimer mais si nécessaire les annuler quant elles font l’objet d’un avoir ; on doit les répertorier dans un livre de recettes que ce soit sur support papier ou dans un format numérique.
Quel outil privilégier pour éditer ses factures ?
On ne peut pas omettre de référencer une facture, il faut s’y résoudre et déterminer l’outil le plus adapté à son mode fonctionnement, à la clientèle, s’il y a des spécificités propres aux marchés sur lesquels on s’est lancé.
“L’homme a découvert les outils de façon successive. Mais, depuis les temps les plus reculés, l’homme a toujours été un outil pour l’homme.”
Stanislaw Jerzy Lec, poète polonais
Finalement, cette citation s’applique parfaitement à ce qui touche à la facturation, mais également à la gestion d’une entreprise.
Qu’un entrepreneur préfère pour éditer ses factures, un logiciel payant ou gratuit, en ligne ou directement installé sur son ordinateur, ou qu’il préfère un cahier de facturation… il a la possibilité de choisir par les solutions, les méthodes pour gérer sa facturation. Il n’y a pas de solution idéale, il faut juste choisir celle qui est le plus adaptée à ses compétences et à son métier (il faut aussi se décider à en choisir une et ne pas en changer tous les matins).
Les solutions 100% en ligne
Un créateur de start-up peut préférer une solution 100% en ligne, alors qu’un menuisier optera pour une solution disponible sur son téléphone ! Quoiqu’il en soit, tous auront un jour besoin d’un conseil, d’une suggestion qu’une machine, qu’une intelligence artificielle ne pourraient pas lui donner. Voilà l’un des atouts majeurs d’une solution comme Dowi qui allie la souplesse, la réactivité, l’automatisation des tâches d’une application online à un conseil d’experts-comptables, des hommes et des femmes qui répondent individuellement à des questions précises correspondant à des cas personnels, des situations particulières, tout ce qui échappe encore à la sagacité des algorithmes.
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