Bien sûr, en tant que structure à part entière et pour pérenniser ses activités, la micro-société se doit de gérer correctement tous les aspects de son fonctionnement. Les frais et les charges de l’auto-entrepreneur font partie des postes essentiels, car ils peuvent directement impacter la performance de la petite firme.
La capacité du professionnel indépendant à bien agencer les dépenses professionnelles ainsi que les charges fiscales et sociales lui permettra de développer son entreprise sur le long terme. Cependant, avant de pouvoir gérer les éléments, encore faut-il qu’il parvienne à les identifier et qu’il comprenne leur fonctionnement.
Sommaire :
Les frais de déclaration
Afin que la micro-entreprise puisse exister de manière claire et formelle, son activité doit être déclarée. Les frais d’inscription sont en principe nuls dans le cas des auto-entrepreneurs, notamment pour ceux qui ont opté pour les statuts EI et EIRL. Certaines exceptions sont toutefois à prendre en considération.
En outre, si le professionnel indépendant souhaite s’inscrire au registre des agents commerciaux, il lui faudra débourser 26 €. Par ailleurs, s’il prévoit d’exercer des métiers d’artisans tels que celui de coiffeur, d’électricien ou de bâtisseur, il aura besoin de 250 € pour le SPI (stage de préparation à l’installation). Il convient de noter que cette formation de préparation est devenue facultative depuis le 24 mai 2019.
LA CFP (Contribution à la Formation Professionnelle)
La pérennité et l’expansion de ses activités dépendent du savoir et des compétences du micro-entrepreneur. Afin de pouvoir diriger correctement sa petite société, il est amené à maîtriser divers domaines (la comptabilité, la finance, le droit commercial, la fiscalité, le marketing, etc.).
Pour ce faire, il aura besoin de formations. Il est donc tout à fait normal que les auto-entreprises soient redevables de la CFP. Cette dernière est à régler au même titre et en même temps que les cotisations sociales. Elle est payable mensuellement ou trimestriellement selon l’option choisie. Pour ce qui est du montant, il est calculé au prorata du chiffre d’affaires réellement encaissé. Les taux effectifs depuis 2015 sont :
• 0,1 % pour commerçants ou les activités d’achat revente
• 0,2 % pour une prestation de services et les professions libérales
• 0,3 % pour les artisans
Les frais professionnels
Les coûts de fonctionnement sont inhérents à l’activité d’une micro-entreprise. Les frais professionnels peuvent être de différentes natures. Frais de déplacement, frais de transport, frais de port, de communication et autres, ils peuvent considérablement peser sur la trésorerie de la structure.
Techniquement, ces dépenses devraient être intégrées dans la limite du chiffre d’affaires et prises en compte pour la fixation du prix de vente. L’auto-entrepreneur sera, en effet, amené à payer ses impôts sur le règlement de ces frais. Il faut savoir que le taux de prélèvement, dans le cadre d’un régime micro-fiscal et social, tient compte forfaitairement des charges d’exploitation.
C’est pour cette raison qu’il est toujours recommandé aux professionnels indépendants d’intégrer les coûts de fonctionnement dans leurs tarifs. Ils pourront ainsi marger dessus. Dans le cas où les clients acceptent de régler la somme exacte des frais engagés, le micro-entrepreneur peut éventuellement appliquer le principe du frais de débours.
Les frais mensuels dus à la gestion du compte bancaire de l’auto-entreprise peuvent être considérés comme faisant partie des coûts d’exploitation. Le compte étant à usage professionnel, les dépenses générées par les transactions sont donc de nature professionnelle.
Il convient de noter que les micro-sociétés sont soumises à l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié dans le délai d’un an à compter de la date de déclaration. Cette règle a pour but de séparer le patrimoine professionnel des ressources personnelles.
Les taxes et les impôts
Le régime fiscal et social du micro-entrepreneur est particulièrement allégé. Ses caractéristiques dépendent de la nature de l’activité et des gains réalisés par la petite structure.
BIC et BNC
Si l’auto-entreprise exerce une profession libérale, elle sera imposable au titre des BNC (bénéfices non commerciaux). Ce dernier concerne surtout les prestations de services. Dans le cas où l’entrepreneur individuel exerce un métier de commerçant ou d’artisan, c’est le régime BIC (bénéfices industriels et commerciaux) qui sera appliqué.
Ces régimes ne sauraient être conservés que si les bénéficiaires respectent les seuils de recettes prévus par la loi. Les montants, rappelons-les, sont de 170 000 € dans le cas d’un commerce ou d’un hébergement professionnel et de 70 000 € pour une activité libérale.
La franchise en base de TVA
Il est aussi important de rappeler que le régime micro-fiscal de l’auto-entrepreneur lui donne accès à la franchise en base de TVA. Ce système fait qu’il est exonéré et qu’il ne peut donc pas facturer la TVA à ses clients, ni la récupérer lors de ses achats.
En outre, les charges et frais professionnels de fonctionnement ne seront pas déductibles de la TVA. Ils seront comptabilisés en TTC et non en HT. Bien sûr, la micro-structure peut parfaitement renoncer à la franchise en base. Cependant, en devenant assujettie, elle ne pourra plus bénéficier du statut d’auto-entreprise.
L’impôt sur le revenu
Le paiement de l’impôt sur le revenu, dans le cas de l’auto-entrepreneur, dépendra de l’état de ses revenus et du nombre de personnes à charge dans le foyer fiscal. Selon la situation, le professionnel indépendant peut opter ou non pour le régime de prélèvement forfaitaire libératoire.
S’il choisit de bénéficier du dispositif, le taux appliqué se rapporte à un pourcentage précis de son chiffre d’affaires. L’impôt sur le revenu sera alors payé en même temps que les cotisations sociales et la CFP. L’indice est de :
• 1 % pour une activité d’achat-revente
• 1,7 % pour les autres prestations de services commerciales ou artisanales
• 2.20 % pour les professions libérales relevant du RSI au titre de l’assurance-vieillesse
• 2.20 % pour les professions libérales relevant de la CIPAV au titre de l’assurance-vieillesse
Dans le cas où le micro-entrepreneur choisit de ne pas être soumis au régime du prélèvement fiscal libératoire, il migre automatiquement vers le PAS (prélèvement à la source). Il sera alors amené à régler son impôt sur les revenus de l’année en cours sous la forme d’acomptes.
Ces derniers sont prélevés chaque mois ou chaque trimestre sur son compte. Concernant leur montant, il sera calculé en fonction de la situation de la structure, notamment de l’année durant laquelle l’activité a été lancée.
Les charges sociales
Pour avoir droit à l’assurance maladie et à la retraite, l’auto-entrepreneur doit s’acquitter des charges sociales. Cependant, à la différence des sociétés aux statuts classiques, la micro-structure bénéficie d’un régime simplifié de calcul et de paiement.
Les caractéristiques spécifiques du régime micro-social
Le forfait micro-social comprend une assurance maladie-maternité et indemnités journalières, des contributions sociales (CSG/CRDS), des allocations familiales, une retraite de base et retraite complémentaire obligatoire ainsi qu’un régime invalidité et décès. Il convient de préciser que le professionnel libéral ou entrepreneur indépendant paie uniquement ses charges sociales s’il a précédemment généré un chiffre d’affaires.
En ce qui concerne les montants, ils sont calculés selon le CA et le secteur d’activité. Le taux est généralement de 14,1 % pour les activités d’achat-revente, les prestations d’hébergement (BIC) et la vente à consommer sur place. Il est fixé à 23,3 % pour les activités libérales relevant de la CIPAV (BNC) et à 24,6 % pour les prestations de services (BIC et BNC).
Les auto-entreprises peuvent régler leurs charges sociales chaque mois ou chaque trimestre. Il leur suffit d’utiliser le formulaire papier ou le support en ligne dédié. S’ils choisissent la télédéclaration, ils sont tenus d’effectuer le paiement en usant du dispositif de télérèglement.
L’Accre (aide à la création ou à la reprise d’entreprise) et les charges sociales
Les micro-entrepreneurs qui perçoivent l’Accre bénéficient d’une exonération partielle et progressive de l’ensemble des charges sociales sur une durée de trois ans. Les taux normaux ne s’appliqueront alors qu’à partir de la quatrième année.
D’autres charges à ne pas oublier
Outre les frais et les charges détaillés précédemment, il arrive que le professionnel indépendant ou auto-entrepeneur soit amené à s’acquitter de :
La CFE (Cotisation Foncière des Entreprises)
Toutes les structures, incluant les micro-entreprises, sont redevables de la CFE depuis 2015. La taxe est calculée sur la valeur locative des biens immobiliers utilisés dans le cadre de l’activité professionnelle. L’estimation est effectuée en se basant sur le principe du « N-2 ».
Ainsi, dans le cas de l’année 2019, par exemple, le montant est évalué en tenant compte des biens soumis à la taxe foncière utilisés en 2017.
La taxe pour frais de chambre consulaire
Les frais de chambre consulaire sont des taxes à régler au même titre que les cotisations sociales. Ils sont calculés au prorata du chiffre d’affaires réellement encaissé. Le taux prévu est de :
• 0.044 % pour les prestations de services
• 0.48 % pour les prestations de services artisanales
• 0.015 % pour la vente de marchandises, la restauration et les prestations d’hébergement
• 0.22 % pour les activités d’achat revente effectuées par un artisan
• 0.007 % pour les artisans immatriculés à la chambre de commerce et d’industrie et à la chambre des métiers
La taxe est réglée mensuellement ou trimestriellement selon l’option choisie.
Les pénalités financières en cas de retard ou de non-déclaration de CA
Dans le cas où l’auto-entrepreneur oublie de faire (ou est en retard sur) la déclaration de son CA, il est dans l’obligation de s’acquitter des pénalités financières. Un montant forfaitaire de cotisation pourrait, en effet, lui être demandé. Il est important de rappeler que la micro-entreprise doit déclarer son chiffre d’affaires même si ses recettes sont nulles.
Les bonnes pratiques pour une gestion simple et efficace des frais
Avec les nombreuses charges à prendre en considération et les obligations fiscales et comptables à ne pas oublier, la gestion des activités d’une micro-structure n’est pas toujours facile. Cependant, les professionnels indépendants et entrepreneurs individuels peuvent aujourd’hui recourir à divers outils et astuces pour leur faciliter la tâche.
Les logiciels de gestion
Les logiciels de comptabilité modernes disposent de nombreuses fonctionnalités qui permettent aux auto-entrepreneurs d’administrer tous les aspects de leur société.
Les conditions, seuils et plafonds peuvent être intégrés aux supports. Il suffit ensuite que l’utilisateur effectue les paramétrages requis et le système sera directement opérationnel. À chaque mise à jour des données, la gestion des dépenses, des achats et des frais (fixes et variables) se fera alors de manière automatique.
Un bon logiciel devrait inclure un dispositif de facturation qui élaborera les devis en tenant compte des frais professionnels. Ces derniers, rappelons-le, doivent absolument être répercutés dans le prix final proposé au client.
La tenue d’un registre
Il peut arriver que le micro-entrepreneur oublie certains frais ou dépenses. Afin d’éviter les mauvaises surprises, la tenue d’un registre est recommandée. Le professionnel peut temporairement répertorier les charges (le coût du loyer, l’abonnement internet, le montant des cotisations, etc.) dans ce dossier avant de les enregistrer sur le logiciel.
Maîtriser ses dépenses pour mieux réduire les coûts de fonctionnement
Puisque l’auto-entrepreneur bénéficie d’un abattement forfaitaire, les frais de fonctionnement ne peuvent en aucun cas être retranchés du revenu imposable. Si ce dispositif est, en principe, avantageux, il peut également jouer en défaveur de la micro-société si les coûts d’exploitation ne sont pas maîtrisés.
Certaines bonnes pratiques devront donc être adoptées afin de s’assurer que l’activité reste rentable à tout moment. Elle peut, par exemple, choisir d’emprunter ses matériels au lieu de les acquérir. Elle pourrait aussi réduire ses frais de transport en ayant recours à des solutions astucieuses comme le covoiturage.
Pour finir, en procédant à un suivi régulier de ses états financiers, elle aura une meilleure visibilité de la situation de sa trésorerie. L’auto-entreprise peut toujours s’aider du logiciel de gestion afin de bien effectuer les contrôles.