Bien préparer l’établissement des documents de synthèses

Cette semaine avec Dowi, nous allons voir comment anticiper l’établissement des documents de synthèses.

L’année touche bientôt à sa fin, comme la majorité des entreprises ont un exercice basé sur l’année civile. Cette semaine nous allons voir comment anticiper l’établissement des documents de synthèses.

Introduction :

Dès la clôture des comptes, peu importe la date de fin d’exercice, l’entreprise reçoit généralement une liste de documents à fournir à son comptable pour l’établissement des documents de synthèses. Très souvent, à rallonge et avec des éléments parfois complexes à trouver. Nous allons vous donner quelques conseils pour anticiper cette tâche peu agréable. 

Tour d’abord, il est important d’identifier différents cycles dans l’entreprise pour appréhender tous les pôles de l’entreprise. Par exemple : les fournisseurs, les clients, la banque, etc… En fonction du secteur d’activité, comme le BTP, certains pôles peuvent se rajouter comme celui des sous-traitants. Dans cet article, nous allons vous prodiguer des conseils qui peuvent s’appliquer à n’importe quel secteur d’activité. 

Commençons par les fournisseurs : 

Afin de justifier les dépenses, de récupérer la TVA et d’avoir une meilleure gestion de l’entreprise, il est impératif d’avoir transmis l’intégralité des factures a son comptable. Il faut être prudent et chercher à la fois les factures physiques (format papier) et dématérialisées (format numérique). Mais surtout bien penser à tous les abonnements du type autoroute, téléphone, internet, électricité, etc… Pour lesquels c’est au client d’aller récupérer sa facture depuis son espace en ligne. 

De plus, dans certaines entreprises il peut y avoir des locations longue durée sur des véhicules ou du matériel. Il est donc impératif de transmettre au comptable les derniers échéanciers à jour. 

Concernant les clients : 

Tout d’abord, dès que la fin d’année approche il est recommandé de faire un suivi des règlements clients. Nous vous recommandons aussi d’en profiter pour faire des relances au besoin, afin d’encaisser l’argent qui est dû à l’entreprise. Un article sera bientôt disponible sur les relances clients.

Ensuite, pour les mêmes raisons que les fournisseurs, il faut transmettre au comptable l’intégralité des factures clients pour permettre la justification des encaissements, la collecte de la TVA et une meilleure gestion. Avec le cabinet Dowi, vous avez la chance de faire de votre facturation directement en ligne grâce à notre logiciel. Votre comptable a donc accès à vos factures client et peut aller chercher les informations lui-même. Un gain de temps pour nos clients ! 

Pour finir, si des clients ont un profil « douteux » ou d’insolvabilité, il est alors préférable d’en informer votre comptable. Ce dernier s’occupera d’anticiper ces éventuels « pertes » afin de prévoir au mieux cette situation indélicate. 

Pour la banque :

Le cycle banque est le plus complet car il récapitule les encaissements et les décaissements. Premièrement, il est important de s’assurer de bien avoir transmis les relevés bancaires depuis le début de l’exercice. Cela va permettre au comptable de contrôler le solde qui figure dans le logiciel de comptabilité et celui enregistrer en banque (étape cruciale). 

Deuxièmement, assurez-vous d’avoir bien donné tous les bordereaux ou justificatifs d’entrée et de sorties de fonds pour les divers moyens de paiement : LCR, chèques, virements, prélèvements, etc… Sur le relevé de compte il n’y a pas forcément de détail (avec le bénéficiaire notamment). Or, le comptable a besoin de lettrer les opérations et le plus de précision est bienvenue. De plus certains éléments peuvent changer. Par exemple les prêts (leasing, crédit-bail, etc…) s’ils ont étaient négociés, rachetés ou soldés il faut le dire à votre comptable qu’il se mette à jour aussi de son côté. 

Conclusion :

Pour finir, et s’assurer d’avoir communiqué l’ensemble des justificatifs vous pouvez reprendre les relevés de compte bancaire et analyser ligne par ligne si la dépense ou recette a une facture ou un document qui justifie sa présence. C’est une tache longue mais le comptable n’étant pas présent dans l’entreprise s’il ne trouve pas la justification, il devra vous contacter pour demander des explications supplémentaires. 

Nous abordons ce thème en fin d’année et sûrement en fin d’exercice pour de nombreux d’entre vous, mais la communication de ces éléments peut se faire à tout moment. Il est même recommandé de le faire assez fréquent, tous les trimestres par exemple. Vous pouvez demander une édition du compte d’attente à votre comptable afin de chercher les justificatifs de votre côté sans que la liste soit effrayante. 

La communication de l’ensemble de ses éléments va être vraiment bénéfique pour le comptable qui va pouvoir épurer le « compte d’attente » ou « 471 », il y est inscrit toutes les opérations n’ayant pas de justificatif. Ce compte ne doit plus contenir d’écriture pour l’élaboration des documents de synthèses. Fournir ces éléments en amont est donc un réel gain de temps et votre comptable vous en remerciera ! 

La semaine prochaine nous verrons les éléments à se procurer et à transmettre au comptable pour anticiper les autres déclarations telles la CFE, la TVS, etc… 

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